2014年4月24日 (木)

ワード、エクセルの提案書等の効率化、文書(ファイル)管理システム。

ワード、エクセルで提案書、見積書、請求書 等の書類を作成している、

中小企業、小企業は一般的で多いです。

 

定期的取引の少ない所は 以前の取引は?、以前いくらで見積った?、納めた?。

中々わからない。ファイル名だけで見つけるのは時間が掛かるのは普通です。

 

文書(ファイル)管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は

ワードファイルの中の「ことば」、エクセルファイルの1セル中の「ことば」で検索します。

一々、ファイルを開かなくても簡単に見つかります。

 

文書(ファイル)管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は

実績、類例、文書(書類)を探す、再利用、作成作業等で数倍から十数倍の経費(人件費)

削減効果(1)があります。

 

さらに、文書(ファイル)の再利用による 作成スピード、再利用による 文書の品質の向上と

数値化出来る物、出来ない物 と様々ですが、考えられない効果が生まれます。

多くの時間を削減でき、業務効率を上げ、業績が向上します。

 

中小企業を賢く支え、優秀な人材を生かし、ビジネスチャンスを逃す事の無い仕組みです。

 

(1)検索、作成の削減時間(金額)[試算]

5人で利用した場合の年間1,173(2,580,960)

10人で利用した場合の年間2,464(5,421,120)

30人で利用した場合の年間7,716(16,976,160)

2014年4月22日 (火)

リストラを支援する、文書管理システム もんじゅの知恵。

リストラと言うと暗いイメージですが、リストラクチュアリング(restructuring)の略で

構造を改革したり、企業が不採算部門を切り捨て、将来有望な部門へ進出するなど、

事業内容を変える、企業再構築です。

 

業務を見直すことで短時間化ができる物もたくさん在ります。

余った時間を、もっと直接的な業務、コミュニケーション業務、創造的業務などに

使っていこうと言う物です。

時間を意識する事で、計画性も高まり、結果として、生産性、営業力が高まり、

業務管理改善による、コスト削減と品質向上に繋がるります。

お客さまとのコミュニケーションも深まり、会社として強い体質になっていきます。

 

また、業務の中の、非定型の書類・文書を作成して処理する仕事で

その文書・資料の保存・検索・再利用する事で劇的な作業効率が上がります。

この非定型、非構造の文書等を作成する仕事は機械(コンピュータ)化等がしにくく

遅れています。

 

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵 は

毎日利用するの文書、書類の検索・作成・再利用の時間を

数分の1~数十分の1 に削減出来き、効率化がはかれます。

2014年4月17日 (木)

情報共有は信頼関係とファンを創る、文書管理システム もんじゅの知恵。

担当者(情報収集者)が日報等でお客さまのトピックス等の情報を収集し、

上席や会社全体で その件を連携してフォローするとてもシンプルで簡単そうですが、

中々これを実現し、有効に機能させるのは難しいです。

 

お客様が担当者へ何気なく発した一寸した「会社や家族の話題、自慢話」に

上席や会社全体で 反応、対応する仕組みが出来ると

お客様から 驚きや、感動、感激 の声が生まれます。

 

ポイントは文書管理システム もんじゅの知恵へ 感じた事、気付いた事、何気ない一言を

フリーフォマット(非定型)のメモ [所感]としての書き込む、

その文書をみんなで共有し誰でも簡単に読める仕組みが決めてです。

 

地道で木目細かい対応が担当者や会社への信頼を大きく上げる関係を創ります。

文書管理システム もんじゅの知恵 サービスの仕組みは、

あなたや、あなたの会社の、「ファンの拡大」に繋げ、ビジネスを支援します。

2014年4月10日 (木)

理想の仕組みに近づける、文書管理システム もんじゅの知恵。

単純作業や繰り返し作業等は、機械(ITシステム)は最も得意とします、

これらをITシステムで行い、意思決定が伴う事・創造的な事は人、これは理想です。

 

文書を探し、参考にしたり、再利用すとき、格納フォルダーとファイル名を見つけ、

ファイルを開いて内容を確認する、という作業を見つかるまで繰り返します。

 

文書管理システム もんじゅの知恵は、

保存した多くの文書の中に含まれている「ことば」で検索出来ます。

幾つかの記憶に残っている「ことば」で簡単にファイルを絞り込む事が出来ます。

 

また、検索結果表示は「ことば(キーワード)」の前後の文章が表示されます、

わざわざファイルを開いて内容を確認する回数が大幅に削減できます。

社内文書(書類、資料)等を探す時間、作成する時間を

「数倍~数十倍」の時間(人件費)を削減*1が可能です。

この試算も低めで、誰もが納得出来る削減効果の一部です。

 

文書管理システム もんじゅの知恵 を利用し文書を探す、作成する作業時間を

年間を通して積算すると多くの時間が削減*1出来ます。

浮いた時間で次の主力商品・サービスの為の創造的な仕事が出来ます。

 

*1: [10人で利用した場合、年間2,464(5,421,120)の削減効果の試算]

2014年4月 4日 (金)

厳しい経済状況下の対策、不思議な文書管理システム・サービス。

昨今の経済状況では最適なタイミングで木目細かい対応をしなければ

製品、サービスの取引は成立しません、売れません。

 

問題点を正確に迅速に認識できる、ツール、道具(武器)を用意する事が必要です。

今後のビジネスで情報、文書、資料等を社内で共有、整理、活用するツールが

勝ち残り、生き残り(存続)を支える上では無くてはならないです。

 

今、持っている情報、資料、文書を簡単に最大限活用する事で

積極的なご提案、大幅な経費削減等の次の打つ手が見つかります、

私たちは、その為の文書管理システム・サービス要件を考えました。

1.操作は 誰もが使った事のあるブラウザで簡単、殆ど覚える必要が無い。

2.保存も Webメール送信と同じ様な操作、②メール送信操作、③コピー操作。

3.検索も ブラウザでYahoo!Googleの検索と同じ様な操作で、

保存文書(書類)の中に含まれている「ことば」で簡単に直ぐに見つかる。

検索対象は ワード,エクセル,パワーポイント、OpenOffice(Writer,Calc,Impress)

PDFHTMLMHTDXFTXTと殆ど。

5.保存文書(書類) オンサイト(社内)で社外に持ち出すリスクがない、

遠隔運用サポート付きで「運用管理者は不要」「設置を意識しない」仕組み。

ソフトウェアは常に最新状態にアップデート。

6.費用は 月額利用方式で安価。

 

1.から4.まで在りそうですが、

5.6.は 馴染みのない、少し不思議な仕組みを実現した

文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」サービスです。

2014年4月 3日 (木)

新たなる社内システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵のすすめ。

日々、担当者毎にパソコンが大変便利に利用されています。利用出来ない事は考えていない。
しかし、いざパソコンが動かないと仕事も出来ない状態に陥ってします。

データをサーバ上に保存する事でPCトラブル等を回避する方法として
以前はC/S型やシンクライアントのネットワークシステムが、解決策でした。
社内にサーバを設置する場合、サーバ管理者(社内ネットワーク管理者)、
格納方法と色々と決める事が在ります。また、それなりの技術スキルが必要です。
また、日々のメンテナンス対応要員も必要です。

現在はクラウドへデータを移す事がトレンドです。
クラウドはネットワークが切れたり、繋がりにくく(不安定に)なると
利用出来なくなってしまいます。
また、高速な回線や大容量の保存領域の確保は高額になります。
外部にデータ等を持ち出す為の厳格な規定、社外に持ち出すリスクが発生します。

そこで、社内設置型のオンサイトクラウド「もんじゅの知恵」サービスが最適です。
PCトラブルが起きてもブラウザとオフィスソフトが在れば
社内のどのPCでも仕事が出来ます。もちろんPCの買い替え(XPから7、8.1の移行)は簡単。
大容量で回線のボトルネックは発生しません。
遠隔運用ネットワークサポート付きで社内の管理者は要りません。
データを社内保存する事で外部に持ち出す事による漏えい等も安心です。

2014年4月 2日 (水)

夜、カギをかけますか?。侵入、利用、流出?。

私たちは店頭の商品等を片付けお店や会社を閉めます。離れるときカギを掛けるのは普通です。

夜、施錠しなかれば誰が来て使って良いですよと、言っているのと同じ気がします。

 

インターネット上のロッカーに閲覧のカギが掛かっていないのがホームページで

掛かっているのがクラウドとも言えます。

このホームページへの侵入、書き換え、データ流出等は発生しています。

 

社内のデータ・情報をクラウド(ロッカー)に預ける場合、

社外に書類を持ち出すリスク、社外で管理するリスクが発生します。

 

社内(オンサイト)で管理する仕組みが「オンサイトクラウド」です。

クラウドをインターネット(クラウド=雲)の中から社内にお引越し(社内設置型)

遠隔運用サポートを付けた、オンプレミス(*1)とクラウドの間の様なサービスのご提案です。

発想の転換から生まれたのが、(文書管理システム) オンサイトクラウド もんじゅの知恵 サービスです。

 

社内にサーバがあり、大量の機密性の高い社内文書が扱え、持ち出す「リスク」が無いです。

また、運用スタッフは不要でメンテナンス・コストは大幅に削減出来ます。

 

保存、検索に特化した文書等のデータベース・サービス(文書管理システム)です。

社内に社内文書専用のYahooGoogleがある様な感覚です。

 

(*1)オンプレミス(社内に設置し社内スタッフが運用します。)

2014年4月 1日 (火)

消費税、物価増を吹き飛ばす秘策、もんじゅの知恵。

複数文書を“塊”としての保存・検索するもんじゅの知恵

他の文書(ファイル)管理システムには無い形式です。

特長は本文と添付ファイル形式です。

このしくみはとても文書(ファイル)管理システムに最適です。

 

第1に、誰もが知っているメールと同じ様な仕組みで身近で解り易いです。

第2は、一つの塊として扱う事が出来き、別々になる事は在りません。

 

本文はテキスト、添付ファイルの利用に伴う手順、方法、コメント等が自由に書けます。

添付ファイルでフリーフォーマットの複数の文書。特に書式の崩れては困るもの。

一般的なビジネス文書のワード、エクセル、パワーポイント、PDFTXTHTMLMHTDXF

OpenOffice(Writer,Calc,Impress)利用出来ます。

 

もちろん、本文に何も書かなくても良いです。添付ファイルが無くても良いです。

どちらかは必要です、両方無いと保存する物が無いことになります。

 

そして、ファイル名、本文、添付ファイルの中に含まれている「ことば」で探します。

YahooGoogleの検索と同じ様な仕組みで 社内の文書を探せます。

 

誰でも直ぐに利用出来ます。すぐに見つかります。

確実に生産性は向上します。23割でなく、数倍~数十倍?上がります。

消費税、物価増を吹き飛ばす、文書管理システム・サービスです。

2014年3月28日 (金)

文書管理(ファイル管理)システム・ツール“もんじゅの知恵”の活用。

今、企業はピラミッド型からフラット型の組織へと移行し

意思決定の早い、機動的な組織が21世紀の勝ち残りの大きな要素です。

 

故に、即戦力型の人材がより求められます。

育てるのでなく、必要な人材を調達。“育てる時間を買うイメージ”です。

しかしながら、現実には殆どの採用で即戦力は中々難しいです。

結局、余計な仕事が増え、出来る人に仕事は集中し、

教えて仕事をするより、自分で全部作成した方が、はるかに早いし楽です。

 

「もんじゅの知恵」は そんな先輩、先人のノウハウの詰まった、

文書、資料、メモを参考に若い人(新規参入者)に仕事を進めてもらうツールです。

 

ポイント、参考になる事例のキーワードを指示することで

そのポイント、キーワードが含まれている文書、資料、メモを素早く見つけ(検索)

見よう見まねで、提案書、企画書、稟議書 等様々な書類が出来ます。

自分達が今まで作成していた、クオリティーの高い文書を参考に作成するので、

大きく外れる(ずれる)事の無い書類が出来ます、少しの手直しか、確認程度で済みます。

 

先輩の直接指導から、“もんじゅの知恵が間接的に指導するイメージ”です。

若い人(新規参入者)に仕事を覚えて貰いながら確実に仕事の生産性は向上します。

2014年3月27日 (木)

オンプレミス、クラウドサービスの「発想転換」から、オンサイトのクラウド。


サーバの運用・管理は一般的な企業にとつて荷の重い仕事の一つです。

アウトソーシング、ASP,SaaS,クラウドもそうした要求からとも言えます。

 

しかし、社内に設備するオンプレミス(*1)もとても魅力的で捨てがたいです。

そんな両者の良い所をバランス良く取り入れた考え方です。

 

クラウドをインターネット(クラウド=雲)の中から社内にお引越し(社内設置型)

遠隔運用サポートを付けた、オンプレミスとクラウドの間の様なサービスのご提案です。

発想の転換から生まれたのが、(文書管理システム) オンサイトクラウド もんじゅの知恵 サービスです。

 

社内にサーバがあり、大量の機密性の高い社内文書が扱え、持ち出す「リスク」が無いです。

また、運用スタッフは不要でメンテナンス・コストは大幅に削減出来ます。

 

保存、検索に特化した文書等のデータベース・サービス(文書管理システム)です。

社内に社内文書専用のYahooGoogleがある様な感覚です。

 

社内文書を探す時、内容や記憶に残っている印象的な「ことば」が頭に浮かびます。

文書の中に含まれている「ことば」で見つける事(全文検索)は自然で、

スピーディーな検索が出来ます。

文書の検索・再利用等で大幅な経費(=時間、人件費)削減(*2)を実現します。

 

(*1)オンプレミス(社内に設置し社内スタッフが運用します。)

(*2)削減時間(金額) <当社試算>

5人で利用した場合の年間1,177(2,591,400)

10人で利用した場合の年間2,470(5,434,000)

30人で利用した場合の年間8,064(17,740,800)

2014年3月26日 (水)

クラウドの不安を解消する中小企業向けのソリューション「オンサイトクラウド」。

クラウドの問題、不安(心理的?)は情報・データをインターネット上の

何処かのサーバに預け、公衆回線で やり取りことです。

しかし、クラウドを導入するメリットは図り知れない物も在ります。

 

社外に持ち出すデータを絞り込む事、データをクラウド上に置く時間を短くする事が

ポイントになります。

この考えから[(社内)のクラウド][外のクラウド]を融合する発想が必要です。

この実現にはクラウドと社内データを有機的に動く仕組みが必要で、

一般的には 複雑でとても高額な費用 が発生します。

 

[外のクラウド]は今日、外で必要なデータ、進行中で共有しなければならないデータに絞り

終ったら、その日の内に[(社内)のクラウド]格納する。

[(社内)のクラウド]には毎日、大量のデータがたまります。それらを有効活用する為には

[文書の中に含まれている「ことば」で誰でも簡単に高速に] 見つける

とてもシンプルで人にやさしい簡単な考え方の仕組みです。

その為の[(社内)のクラウド]がオンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。

 

「オンサイト()クラウド」は社内設置型で大量のデータを持ち出すリスクがありません。

オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」は社内ネットワーク上でクラウド技術利用し、

設置を意識する必要がなく、遠隔運用サポートでご利用出来ます。

 

独自の情報・データ・資料を守り、情報化社会を勝ち残る為には道具は必要です。

 

2014年3月25日 (火)

欲しい時、欲しい物(書類・資料)が出て来ない、そんなお悩み在りません。

必要な文書・書類・資料が欲しいときに出て来ない…そんなことがよくあると思います。

 

では、それを解決するためには、どうすれば良いのでしょうか?

 

ずばり、文書、書類の中に含まれている「ことば」で文書、書類を探すことです。

Yahoo!Google の様な検索と言うとすぐイメージが頭に浮かぶと思います。(全文検索)

 

検索の為に「キーワード、タグ、カテゴリー分類」などを設定する様な

文書管理システムがありますが、保存方法で悩み、時間が掛かり結構面倒くさいです。

自動的に検索用の索引を作ってくれるものが良いです。

 

また、自分が作成した物でない、他人が書いた資料を直ぐに出てこない事も、

これを解決するのは、「ことば」検索機能(全文検索)と、ファイルを共有する機能です。

 

これらを独自に構築することは出来ますが時間もコスト、さらには運用サポートと

かなりハードルは高いです。

 

これらをまとめて解決するのが、文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵

サービスです。

社内設置型で遠隔運用サポートが付いた月額利用方式でご利用頂けます。

 

Q.書類・資料が欲しい時に出て来ない。

A.検索機能とファイル共有機能に特化した、「もんじゅの知恵」サービスを

導入することで解決できます。

 

問題解決を通し、効率的で快適な次のステージ向かって頂けます。

2014年3月24日 (月)

オンサイトクラウド もんじゅの知恵の停電対応。

3年前の3.11の頃は、ups(無停電電源装置)は不足していましたが最近は安定しています。

予期せぬ電源障害時に重要なデータ損失の様々な障害を回避してくれる地味な機器です。

 

オンサイトクラウド もんじゅの知恵のサーバは24時間運転をします(原則)

深夜にバックアック、等のメンテナンスを行っています。

停電時は標準設置しているupsで5分動き続けます。5分(=300)の間に電力供給が

回復しない時、サーバ停止プログラム(シャットダウン)が動きます。

データを安全に維持する為にupsはシャットダウンする時間を稼いてくれています。

 

しかし、事前に電気工事等の停電が分かっている場合は

停電前に管理者権限のあるユーザがクライアントPCから

専用のメンテナンス画面でサーバの停止ボタンを押下する事で停止が出来ます。

難しい手順は無いです。停電終了後の起動はサーバの電源ボタンを押下すれば起動します。

 

オンサイトクラウド もんじゅの知恵の設置している事を意識するのは停電の時だけです。

その他の事は遠隔運用サポートをしますので運用管理者は要りません。

2014年3月20日 (木)

ITオンチも一緒に使える、奥の深い、文書、書類、ファイルの保存・検索・共有サービス。

今やITは必須になっています。苦手だから使わない…と言ってはいられないです。

では、ITを活用するためには、どのようなことをすれば良いでしょうか?
直ぐ効果の出る活用は先輩(先人)の作成した文書や資料、ファイルを再利用することです。

文書や資料、ファイルを再利用することは新規に作成するよりクオリティーの高い文書が
短時間に完成し、再利用するたびに、完成度が上がっていくという利点があります。

この再利用の為には、作成したファイルを皆で共有し、素早く見つける事がポイントです。
普段、何気なく利用しているYahoo!やGoogleの文書・書類、ファイルの中に含まれている
「ことば」で見つけ、絞り込む、仕組みが効果的です。(全文検索)
社内に社内文書用にYahoo!やGoogleのサーバがあるイメージです。

文書や資料、ファイルの保存はお馴染みの「メール」の様なインターフェースの仕組みです。
インターネットで記事を読み、書きする、人に優しい仕組みです。

また、設置、設定、運用サポートを提供側が行なう仕組みが必須です。
設置を意識する必要はないです。(社内設置型、運用管理者不要、遠隔運用サポート)
慣れない仕事は人に多大なストレスを与え、多くの時間と費用が発生します。

ITに詳しくない人もITを便利に活用して頂きたい!。
そんなこだわりで、文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」は
文書、書類、ファイルの保存・検索・共有サービスを実現しています。

2014年3月19日 (水)

ITシステムの災害時の事業継続計画(BCP)は「クラウド」のみでは実現出来ません。

事業継続計画(BCP)の為にクラウドを利用したいと考え、

色々と検討していくうちに全面的にITシステムをクラウドへ

移行しようと思っている方、問題です、考え直してください。

 

災害時にITシステムが利用が出来ないことがあります。

インターネットは復旧が比較的、他のインフラに比べると早いと言われていますが

災害時にインターネットが使えない場合が想定されます。復旧時期は分りません。

 

クラウドを利用するには、インターネット回線が必須です。

インターネットが利用できない=クラウドを利用できない。

災害時にITシステムが利用できない、ということになってしまいます。

 

そうならない為に、クラウド、オンプレミス*1、オンサイトクラウド*2等を

うまく混合させた、ハイブリット型システムを構築が必須です。

 

Wikipediaから――――――――――――――――――――――――――――――――

事業継続計画(Business continuity planning、BCP)は「競争的優位性と価値体系の完全性を維持しながら、組織が内外の脅威にさらされる事態を識別し、効果的防止策と組織の回復策を提供するためハードウェア資産とソフトウェア資産を総合する計画」のこと。

事業継続と復旧計画(Business Continuity & Resiliency Planning、BCRP)とも呼ばれる。

―――――――――――――――――――――――――――――――――――――――

*1:オンプレミス   :社内設置、社内スタッフ運用、一般的なシステム形態。

*2:オンサイトクラウド:オンサイト(社内設置型)のプライベートクラウド。

オンサイト(社内設置型)なのでプライベートは省略した造語。

クラウドコンピューティング技術を利用し、システムを社内に設置(社内設置型)しかつ

遠隔運用サポートを行う形態をオンサイトクラウドと名づけています。

 

2014年3月18日 (火)

購入したのに、永久に利用出来ないソフトウェア、どういう事?

ソフトウェアを購入すると永久に利用出来ると言うことは、

半分は正しいですが、半分は間違っています。

 

所有権という意味で言えば、永久に利用できるというのは基本的には、正しいです。

ソフトウェアを購入すると所有権(利用許諾権)を入手するというのが一般的です。

 

永久に利用出来ないというのは、どういう事?

 

ソフトウェアは「対応OS」や「その他に必要となるソフトウェア」が積み木を重ねる様に

存在します。その「OS」や「必要となるソフトウェア」等が対応しなくなると、

正常稼動、再インストール等も出来なくなります。

故に、購入したソフトウェアは利用できなくなってしまいます。

 

また、ソフトウェアは動作環境(ハードウェアの要求スペック)が決まっています。

最新のハードウェアで古いソフトウェア(OS等)が動作しないということが在ります。

例えばWindows XPまでしか対応していないソフトウェアはWindows8では動作しません。

 

具体的にはPCを購入してOS(Windows8)等が新しくなったら

現在利用している、アプリケーションソフト(会計、給与計算、etc)等のソフトが

利用出来ない事が在ります。

 

最近は、この様に利用できなくなる購入よりもクラウドの様な継続的に利用できる、

サービス形態の方が流行っているのは上記も一要因とも言えます。

 

昨今の便利で複雑な様々な仕事を実現するITにおいて、「購入から利用へ」の流れは

安定的利用して行く上ではトータルコストを考えると、必然性も在ります。

 

2014年3月17日 (月)

京大式カードと新しい情報ツール「もんじゅの知恵」。

京大式カード(きょうだいしきカード)は、情報カードの一種で、B6判サイズのカードです。

元々研究者などがメモや論文執筆の準備などの情報整理に用いていたが、梅棹忠夫)が

著書「知的生産の技術」で紹介し、研究者以外にも使用する人が出てきた。

京大カードは、梅棹先生から始まったものだが、カード自体は当初、いろいろなサイズが

明治時代から輸入品としてあった。コレクト(株)(東京都台東区)から同名の製品販売。

どんなサイズのカードが、研究開発の手助けとしてベストかというのは、

梅棹先生のアイディアである。

 

カード一枚に一つの情報を書くことで整理分類を効率的に可能にした。

カード型データベースの原型と言え、コンピュータの情報整理形態の基礎と言える。

そのデータ情報同士を関連付けて行く考え方がリレーショナルデータベースへと発展した。

 

しかし、今は分類や関連付けと言う安定的な仕組みでは

世の中の変化に対応出来なくなっている。

 

分類する事で逆に欲しい物が見つからなくなってしまいます。

 

大容量の文書(ファイル)の中に含まれている、ことば(言葉)で探す仕組みが今後の展開で

大きな手がかりを導き出すことに繋がります。(全文検索)

 

文書(ファイル)管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は

大量の文書(ファイル)の保存、検索、共有を社内ネットワーク上で利用(サービス)形態で

誰でも簡単、スピーディにご利用頂ける、新たなサービスです。

 

2014年3月13日 (木)

オンサイトクラウド もじゅの知恵 の遠隔運用サポートは何故、必要なの。

遠隔運用サポートの必要性と付いている理由は2つあります。

 

1、ユーザ登録、ユーザ権限等の設定、変更は結構めんどうですよね。

提供側で代行致します。これにより、すぐ使え、設定変更も簡単に出来ます。

 

2、登録したデータ全てに高速な検索が出来るようにする為、特殊な索引を付けています。

保存文書によっては検索用の索引が出来出来ない物が発生します。

原因は色々です、文書の保存が正常でない物、古い仕様の文書(ファイル)、

一番多いのですがパスワードの掛かっている物(当然ですが)、等様々です。

この索引作成時のlogを業務終了後(普通は深夜に設定)にメールで弊社へ送信、log解析、

翌日以降、ご登録文書の状態をご確認頂いたり、再登録をお願いしたりします。

また、保存時に新しい仕様に変換して再登録をお願いする事もあります。

 

ご要望により、お客様にご承諾を得て手動で索引の作成も致します。

開発元だから出来る木目細かい対応です。

 

コンピュータと人の絶妙なバランスの上に成立した、遠隔運用サポート体制です。

もちろん、この仕組みは今までには存在しない、新たなサービスです。

 

この遠隔運用サポートにより運用管理者、メンテナンス要員不要で、

保存文書(ファイル)の中に含まれている全ての「ことば」で検索が安定的に可能に成ります。

殆どの文書(ファイル)が無駄なく活用できる文書(ファイル)管理システムとして

ご利用頂けます。

2014年3月11日 (火)

太陽光と燃料電池のハイブリット発電システム・理想的システム?(番外編)。

燃料電池研究開発会社「FC-R&D」が、太陽光発電などの余剰電力を使って

水素を発生・貯蔵し、その水素を用いて燃料電池発電させる自給型の電源システムを

開発(「FC EXPO2014」に出展)したと言う発表がありました。

 

燃料電池と太陽電池に加え、水素製造と水素貯蔵装置を内蔵し、

昼間作られる太陽光発電の余剰電力で水を電気分解して水素を製造。

その水素を貯蔵し、太陽光発電ができない夜間などに燃料電池発電して常時発電する。

独自の技術を使うことで常温、常圧で大容量の水素エネルギーを貯蔵でき、

エネルギー貯蔵密度は鉛電池の10倍で、さらに蓄電池のような劣化も殆どないという。

 

凄い、早く一家に一台、こんな理想の発電システムが導入されると

エネルギー問題が解決されるのですが。

2014年3月10日 (月)

経費削減に繋がるOpenOfficeの対応。

1ヶ月後の4/9にWindows XP、Office2003のサポート終了し、

セキュリティ更新プログラムが配布されなくなる予定です。

OSを含め何年か毎にバージョンアップと買い替え費用が発生します。

買い替えをせざるを得ない状況が発生します。

 

そこで重宝するのがフリー(タダ)のOSとフリーのオフィス(ワープロ、表計算等)です。

一般的な文書や表計算、プレゼン資料であれば比較的互換性の在るOpenOfficeで可能(?)。

まずは比較意的敷居の低いオフィス製品からテストされるのも一つの方法です。

 

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は

マイクロソフト社のMSオフィスだけでなく

選択肢の一つとしてOpenOfficeがご利用頂けます。

 

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は

MSオフィス(ワード、エクセル、パワーポイント)、OpenOffice(Writer,Calc,Impress)の

文書の中に含まれている「ことば」をキーワードに文書を見付ける事が出来ます。

 

文書を探す時間、文書の再利用で業務効率は自然に数倍、数十倍に上がります。

地味な改善ですが確実に多くの時間を生みだし、業績が向上に繋がります。

2014年3月 7日 (金)

メールとsaas型クラウドについて

メールは24時間、手紙を受け取って取る、私書箱サービスです。

そのメールを自分のPCに取り込み(pop)保存して、読む方法と、

読む時に常に巨大な私書箱を見に行き、読む方法が在ります。

 

読む時に常に私書箱を見に行く、メールはクラウドサービスに移っていると言える。

しかし、多くの場合、メール運用の私書箱自体をプロバイダに委託(asp)しており

メールサービスは元々、広義の意味のクラウドサービスといえます。

 

このメールサービス(広義のクラウド)と業務目的のsaas型クラウド(一般的(狭義)クラウド)を

同列に考えますが、別の性質の物と考えた方が良いです。

メールは外部とのやり取りがなければ成立しません。

狭義のクラウドサービスの機能は単独のソフトウェアとして始まっています。

これを連携させる事は考慮しなければならない要素が桁違いに増えます。

特に漏洩リスク等を含めたセキュリティー対策を十分考える事が必要です。

 

全ての問題(人的な物を含む)を対策する事は細心の注意を払っても不可能です、

小さな穴が大きな漏洩リスクへと繋がる可能性を含め検討し連携する事が重要と考えます。

2014年3月 6日 (木)

「必要は発明の母」文書管理システム もんじゅの知恵の位置付け?。

「必要は発明の母」と言う言葉は、発明は必要から生まれる。と言う言葉です。

発明とか新製品開発は多くの人が必要と求められなければ何の役にも立たちません。

 

文書を書くこと、整理する事、見つける事が 苦手な小生がたくさんの方の声をお聞きして

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵 を創りました。

 

少し怠け者で曖昧な人にこだわり簡単で誰でも手軽に利用(保存・検索)が出来る様にし、

ホコリをかぶって使われなくなる事のない仕組みにしました。

利用すれば利用するほど、その人、その会社の味のが出て便利になります。

驚く様な機能は無いのですが、違いを感じる事が出来ます。ご自身で実感下さい。

2014年3月 5日 (水)

無駄を減らす努力している今、その文書、そのまま?「もったいない」。

その文書、そのまま「マイドキュメント」に入れっぱなしにするのですか。

「ゴミ箱」に捨てるのですか。・・・その行動、「もったいない」。

 

文書管理システムに保存し皆で共有化し、その文書を参考に新たな文書を作成したり、

コピーし修正(再利用)すれば、蓄積文書は強力な情報資産なります。

 

ほんの少しの修正時間・作業で前回作成したと同じレベル(クオリティー)

新たな文書が簡単に直ぐ完成します。

無理なく自然に大幅に時間が削減でき、仕事も楽になります。

2回使えればベース文書の作成時間は半分、10回使えれば10分の1です。

この仕組み利用すれば、簡単に経費削減・生産性向上、業績UPに繋がります。

 

この考え方をシステム化し安定的に誰でも簡単にご利用頂ける様にしたのが

文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。

ポイントは①誰でも簡単にバケツに放り込むイメージの保存と②誰でも簡単に見つけら、

③みんなで利用出来る共有化の仕組みです。

日々作成する文書を情報資産へと導く、もんじゅの知恵は今後のビジネス展開に必須です。

2014年3月 4日 (火)

企業の寿命は?繁栄の流れを呼び込む仕組み「もんじゅの知恵」。

企業の様々な理由で退場(倒産・解散)して行きます。

単純に設立からの期間で統計的に調べると日本の法人企業の倒産は

設立 1年以内に40 %、設立5年以内に85%、設立10年以内に94%、

設立20年以内に99.7%、設立30年以内に99.98%、(国税庁の調査・統計(企業の生存率)

10年で70%、20年で52%、企業の平均寿命は23年(中小企業白書「企業の生存率」))

 

この企業生存率と就労年数(40年)から考えると1度は遭遇する可能性ある事になります!。

 

製品、サービス、会社が 時代の要求や変化で 何となく違和感が出できた時、

賞味期限に近づいていのかもしれません。

 

存続し続ける為には常に先を見据えた計画を立て、既存事業が軌道に乗った時、

また、成長が鈍化し成長期が終わりに近づいている時に

新たな事業を立ち上げ、新たなビジネスを創造(創業)しなければなりません。

 

新しい事業ばかりに目を向け、既存事業をおろそかにする事は存続の危機となります。

既存事業の開拓メンバーから既存事業を守り育てる深耕(しんこう)メンバーへの引継ぎは、

スピーディーに、かつ、正確に行うことが重要です。

 

文書管理システム「もんじゅの知恵」で既存事業のメモ、資料、文書を蓄積する事で

ポイントのみの引継ぎで可能となります。

(短期間での引継ぎは殆ど意味がないと言う人もいます。)

細かい所は、文書管理システム「もんじゅの知恵」の検索を活用する事が

木目細かい継続性を可能とし、スムーズな運営が出来ます。

 

文書管理システム「もんじゅの知恵」に大量に保存(蓄積)した、

メモ、資料、文書の中に含まれる全ての「ことば(=キーワード)」で

その時、必要な文書、情報を簡単にかつ高速に検索(全文検索)、再利用できます。

既存事業の引継ぎ担当者が効率良くなり業務が出来る事で、新事業に注力できます。

 

また、新規事業を展開していく過程で、文書管理システム「もんじゅの知恵」に

メモ、資料、文書の蓄積を行なう事で、新規事業の引継ぎもスムーズにでき、

次なる新規事業への展開が図れます。

このサイクルが 存続、引継ぎ、事業継承への好循環となります。

2014年3月 3日 (月)

硬いシステムと柔らかいシステム。

硬いシステムとは、現状の運用やその目的に特化したシステムです。

簡単で便利に利用できるものが多いですが、

変更は、僅かなことでも時間がかかってしまう場合が多いです。

 

柔らかいシステムとは、変更が容易なシステムで、

ちょっとした工夫やアイディアで様々な事に利用出来るシステムとも言えます。

ただし、使い方(ルール)を人が決めて、人が守る事が必要です。

ある意味、使い方が難しい、でも、融通のきく便利なものです。

 

一般的に今まで、導入されているシステムは、硬いシステムである事が多いです。

例えば、顧客管理システムや、日報システム、会計システム等です。

特にその会社の業務にカスタマイズされているものは凄く便利で使い勝手です。

これは誰でも簡単に利用できるようにすることで効率を上げる為です。

 

しかし、ビジネスを取り巻く環境や仕事のやり方は、日々変化しており、

システムもそれに対応していかなければ、ビジネスチャンスを逃してしまいます。

 

「変化に強い」という視点から、柔らかいシステムの導入がお勧めです。

 

「もんじゅの知恵」は、文書の内容の中に含まれている「ことば」で情報、ファイルを探す、

格納に特化した柔らかい デジタル文書管理システム サービスです。

工夫やアイディア次第で、引継ぎや日報管理、顧客管理、FAQ管理、仕様書管理などと

ファイル管理から大きく広がりのある便利なツールへと発展します。

 

また、フリーフォマットの文書を取り扱うシステムは大変少なく導入が進んでいません。

従来の業務の数倍~数十倍?の生産効率が向上致します。

閉塞感のある、今こそ貴社の起爆剤としてご検討しては如何しょう。

2014年2月28日 (金)

議事録の共有化、情報資産化、は「もんじゅの知恵」。

打ち合わせや会議の記事録は、紙で配布される事が多いです。

ホワイトボードに、書いた物をそのまま紙に出力し、それを議事録として配布する

場合もあります。

 

こんな時、コピー機やプリンター複合機のスキャン機能を使って電子化します。

また、コピー機やプリンター複合機がない場合も、

スマフォ等のカメラ撮影し、議事録等をデジタル化するアプリを使うと便利です。

携帯電話のカメラでホワイトボードをそのまま電子化する事も便利です。

 

打ち合わせ後、議事録等の電子ファイルを、「もんじゅの知恵」に保存します。

これだけでも良いのですが、重要な「ことば」を本文でキーワードとして付け加えると、

さらに見つけ(検索し)やすくなります。

 

時間を見つけ、議事録の内容を本文か添付ファイルでデジタル文書として作成します。

紙の議事録をそのまま残し、更に、議事の内容を独自に所感を含め作成することで、

より正確で、詳しく事が解り易く、探しやすい資料となります。

 

この一連の積み重ねが会社独自の財産(資産)となり、大きな成果に繋がります。

文書管理システム「もんじゅの知恵」で、議事録の共有から始めましょう。

2014年2月27日 (木)

社内コミュニケーションの活発化、もんじゅの知恵。

文書管理システムが、コミュニケーションに与える影響について

Wikipedia(文書管理システム→文書管理とコミュニケーション)の抜粋をご紹介します。

------ Wikipedia より------------------------------------------------------------

Marin Poulter2004年)によれば、全てのデータや情報が集中型のデータベース

(あるいはイントラネット)に置かれ、

それを組織の全員が使う場合、ITと情報配布に明確な関係が生じる。

彼らは、情報へのアクセスが容易であればあるほど、組織内に流通する情報量が

増えるとした。

---------------------------------------------------------------------------------------

文書管理システム オンサイトクラウド もんじゅの知恵は、

記憶にある文書の中に含まれている「ことば」で検索[全文検索]を可能にします、

「情報へのアクセスが容易になります。」

情報へのアクセスが容易になることで、組織内の情報量が更に増加します。

 

これにより、本当に聞きたいこと、話したいことに注力でき、

効率良く、中身の濃いコミュニケーションが可能となります。

 

この一連の展開が社内コミュニケーションの活発化を図り、貴社の繁栄へ繋がります。

2014年2月26日 (水)

成功事例、失敗事例の追体験アプローチ、もんじゅの知恵。

考えを整理する時、文字に表現すると思考の飛びや堂々めぐりが見えたり、

文書と文書の間の飛び、取り組み方、立ち位置、姿勢がおのずとわかります。

 

その上で、賢者、先輩、後輩からの指摘は大変有効です。

さらに、加えたいのが 先人の知恵 です、過去の成功事例、失敗事例を調べる事で、

追体験が出来ます。同じ様な失敗をしないで、成功へと導く事ができます。

 

しかし、これも過去の類似文書を効率よく見つけ、参考に出来る事が前提となります。

文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」のファイル管理は関連文書を

文書(ファイル)の中に含まれた「ことば」で素早く簡単に見つけます。[全文検索]

 

この文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」からのアプローチは

過去の成功事例を基に作成する事で、過去のクオリティーを継承します。

間違いのない、必ず通る企画・提案・見積等の文書が作成出来ます。

また、生産性も向上し、大幅に作成時間が短縮、出来ます。

2014年2月25日 (火)

保存、検索の違いが差を付けます、文書管理システム もんじゅの知恵

「もんじゅの知恵」は探す対象範囲が広く従来の検索と大きく差が付きます。

 

パソコンの 保存は

フォルダ  +[ファイル名+実体(ワード等)]構成されています。

 

もんじゅの知恵の 保存は

キャビネット+[タイトル名、ブック本文、添付ファイル名+実体(ワード等)] 構成。

メールと同じ様な形式(タイトル名、本文、添付ファイル名)で構成しています。

 

添付ファイルに書式のあり、フリーフォマット(否定形、非構造)の文書(ファイル)

ワード、エクセル、パワーポイント、PDFhtmlmhttxtDXFOpenOffice(Writer,Calc,Impress)等)です。

 

ブック本文は添付ファイルの記入方法や注意事項、位置付け、提出方法、

担当者が提出時に感じた事等を自由に文章(コメント)と言うかたちで書けます。

ブック本文は様々な目的で会社に合わせて自由にご利用できます。

 

本文は書かなくても良い。添付ファイルは無くても良いです。どちらかは必要ですよ。

 

検索は タイトル名、ブック本文、添付ファイル名、添付ファイルの中に含まれる

全ての「ことば」で高速に検索します。

検索対象の添付ファイル(文書)は「Word, Excel, PowerPoint, PDF, html, mht, text,DXF ,

OpenOffice(Writer,Calc,Impress)です。

 

文書管理システム「もんじゅの知恵」は保存、検索の仕組みで大きく差を付けます。

業務の効率が数倍~数十倍に上がり、多くの時間を生みだし業績が向上します。

2014年2月24日 (月)

疑問を持つこと、疑う事で解ること。もんじゅの知恵。

なぜ?どうして?疑問を持つ事が成長・発展・繁栄へと導きます。

今、行っている事務処理、合理的ですか?無駄は?本当に今のままで良いですか。

 

文書を探すのにファイル名で探していますよね。時間、掛かつてません?。

ファイル名で中の内容までは表現できませんよね。無理ですよね。

 

探したい文書の中の、内容が頭に浮かび、浮かんだ「ことば」で捜すのが、自然です。

YahooGoogleの検索と同じ様な探し方で、社内の文書を探せたら効率的です。

自分や先輩が書いた文書の内容の「ことば」です。必ず、ある文書の検索になります。

インターネット上の検索は必ず在る保障は在りません。

検索の「ことば」の絞込みは自由自在、対象の「ことば」の前後何文字か表示。

 

それが文書管理システム オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。

これは便利でたまりません。知らない事で大きな損失を生んでいます。

 

文書関連の事務処理が数分に1から十数分の1で楽に出来ます。

この削減時間*1を積算するととんでもない時間になります。

5人で利用した場合、年間1,177h(2,591,400円)の削減効果の試算、

10人で利用した場合、年間2,470h(5,434,000円)の削減効果の試算、

30人で利用した場合、年間8,064h(17,740,800円)の削減効果の試算

この計算も文書を探す・作成する処理で誰でも納得頂ける最小範囲の低めの計算です。

今すぐ、対策が必要です。

«若い人への指示ツール、文書管理システム もんじゅの知恵

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