案件の引継ぎを行う際、今までの資料を元に行うことが多いと思います。
その際、全ての資料や文書(ファイル)が揃っている事は稀で、
抜けがあることが、普通です。
この抜けのある事を前提に、引継ぎを行うのが正しいです。
「もんじゅの知恵」に全ての資料や文書を入れておけば、抜けがあっても大丈夫。
後任者(後継者)が検索をすれば、必要な資料が見つかります。
また、所感や定型化出来ないノウハウ、
お客様や取引先毎の特徴や特質等をメモで保存しておけば、
きめ細かい配慮が可能となり、会社の発展に繋がります。
更に、残されたメモから微妙なニュアンスを読み取ることが出来ます。
それらが手がかりとなり、会社の更なる発展・進化に繋がります。
特に、一緒に仕事をしてきた仲間(事業後継者等)であれば、
微妙なニュアンスを読み取ることは、難しくないと思います。
引継ぎを視野に考える事は最重要なポイントです。「もんじゅの知恵」はずせません。
複数拠点でファイル共有を行いたい場合、
VPNという仕組みで実現することが多くなっています。
VPNは、専用線を引くことなくそれぞれの拠点をLANの様に
利用できるため、コストパフォーマンスの点から多くの企業が導入しています。
もちろん、もんじゅの知恵は、このVPNを利用した
複数拠点でのファイル共有にも対応しています。
また、ファイル共有を行う際、ファイルサーバーの設定と管理が
必要となりますが、もんじゅの知恵では、管理会社が設定・管理を
行う為、大幅な管理コスト削減となります。
ある部長に新しいパソコンが配布されました。
業務の傍ら、新しいパソコンへの使用するアプリケーションのインストールと
データの移行を1週間で行い、古いパソコンは、データ消去後、廃棄しました。
その1週間後、翌日の打ち合わせの為、重要なマーケティング用の資料を
作成しなければならなくなりました。
このデータを取り出す為に、戦略マーケティングシステム用の専用ソフトウェア(特注)を
インストールしなければなりません。
実は、このソフトウェアは頻繁に使用するものではない為、
存在をすっかり忘れていました。
そこで、以前インストールに使用したCD-Rからインストールを行いました。
しかし、うまくインストールが出来ません。生憎、システムに詳しい部下は不在。
データを取り出せないと、打ち合わせに間に合わなく、延期してもらうしかありません。
部長は、Q&Aにも強い検索システム「もんじゅの知恵」があることを思い出しました。
困った時の「もんじゅの知恵」ですかね。
もんじゅの知恵にログインし、
「戦略マーケティングシステム インストールできない」というキーワードで
検索をかけてみました。
すると、以前配布したインストールCDは、WindowsXPのみしか対応しておらず、
新しいパソコンのOS(Windows7)には対応していないことが分かりました。
しかも、そこに、Windows7対応の 戦略マーケティングシステム専用ソフトウェアの
インストーラーがありました。それをダウンロードし、実行すると、
戦略マーケティングシステム専用ソフトウェアがインストールできました。
マーケティング用資料を取り出す事ができ、資料も無事完成しました。
もし、もんじゅの知恵がなければ、インストールできない原因も分からなかったし、
Windows7対応のインストーラーの存在も、場所も分からず、
打ち合わせの延期をしなければなりませんでした。
「もんじゅの知恵」の活用で、打ち合わせの延期を回避出来たと言う一節。
近年、サーバーやストレージの仮想化は多く見受けられます。
更に、ネットワークでも仮想化を行うという技術も存在します。
ネットワーク仮想化で、最も有名なのは回線を仮想化するVPNです。
その他、機器や接続を仮想化する技術も開発されています。
これらは、主にネットワークの管理と制御を容易かつ便利にし、
耐故障性をあげることが可能という利点があります。
それだけでなく、ネットワークの仮想化でネットワーク速度の高速化にも取り組んでいる
会社がありました。
それは、ミドクラ http://www.midokura.jp/ という会社で
ソフトウェアでの機器や接続のネットワークの仮想化を手がけています。
ミドクラのネットワーク速度の高速化は、ネットワークの伝播経路の混み具合を判定し、
空いている経路の一部を混んでいる経路へ統合するというイメージで行われる様です。
[参考] http://venturecafe.jp/interview/midokura/1269/
この様に利用されていない経路を有効活用することで、
ネットワーク速度の高速化を図れれば、とても良いことです。
一方、この様な技術が開発される背景として考えられるのは、
現在のネットワーク速度では、特に大量のファイルを扱うには不十分であるということです。
そこでデジタル文書管理は、オンサイトクラウド「もんじゅの知恵」をお勧めします。
「もんじゅの知恵」では、ユーザー領域を約１TBご用意していますので、
大量のファイルも扱うことが可能です。
社内(オンサイト)に置かれているので、ネットワーク速度は十分です。
また、クラウド技術を用いた遠隔運用サポート付きです。
大幅に管理の手間を削減できます。
ストレスフリーでデジタル文書管理を行いたい方には、
オンサイトクラウド「もんじゅの知恵を」お勧めします。
出張のとても多い会社でのお話です。
出張報告書を「もんじゅの知恵」保存しています、更にユニークな試みを行っています。
それは、出張報告書を添付するブックにちょっとした情報(口コミ)を載せるという試みです。
例１、名古屋に出張で、ホテルの部屋で無線LANが利用できるホテルを探す場合は、
キーワードに「無線LAN」表題に「名古屋」と検索すると、実績のあるホテルが見つかります。
例２、更に、このブックに添付されている出張報告書ファイルをダウンロードし、
日時・担当者・訪問先会社名を変えれば、出張報告書も最低限の変更で作成でき、
業務の効率化となります。
例３、名古屋に行くので、きしめんが食べたい！ということで、
キーワードに「きしめん」、表題に「名古屋」として検索すると、
鈴木次郎さんが、きしめんのお店を2箇所紹介していました。
今まで接点が無く、話したことがなかったのですが、思い切って話を聞いてみて、
きしめんだけでなく色々な話ができ、その後も気軽に話す様になりました。
「もんじゅの知恵」は、業務の効率化だけでなく、
社内コミュニケーションツールとしての活用可能です。
プライバシーマーク(以下、Pマーク)を取得している会社でのお話です。
この会社では、Pマーク関連情報管理をもんじゅの知恵上で行っています。
教育で利用したファイルを全てもんじゅの知恵上に保存しています。
「プライバシーマーク 教育」で検索をすれば、常に最新の教育用の資料が参照できます。
Pマークの審査員を申請する手続きを調べるには、
「プライバシーマーク 審査員」と検索をすると、
もんじゅの知恵内に保存されているプライバシー事務局のFAQがヒットし、
その情報が簡単に分かります。
また、監査の度に利用したチェックリストとその結果をもんじゅの知恵に保存すると、
毎年必要なチェックリストの作成の手間も削減できます。
「うちはデジタル文書が少なく、再利用もしないので、必要ない」と言う会社が在ります。
一般的に会社の事務処理で文書・書式等の再利用率は、
１年間位の文書、書式等を貯めると５、６割位の再利用が可能です。
さらに、3年位の文書等を貯めると７、８割から９割近くまで再利用が可能です。
まず、仕事のメモや資料を保存からはじめて下さい。今まで作成した文書を登録します。
そして、日記や日報を書く感覚で、仕事に関するメモ・資料を日々残していきます。
これを繰り返して行くと、社内情報が蓄積されます。
こんな事、こんな文書以前書いたと思ったら、
欲しい情報(メモ・資料・文書等)が取得できた場合は、
これらを再利用することで、業務効率が向上します。
欲しい、文書・情報が取得できなかった場合は、
定型化しにくい(必須項目が決まっていない)文書や仕事が多いということです。
この様な場合は、従来型のシステム化は難しいです。
しかし、もんじゅの知恵は、非定型、非構造型です。必須項目の指定は必要ありません。
文書の中に含まれている「ことば」で検索が出来ます。
様々な文書、資料、情報が格納でき、簡単に取り出せます。
定型化出来ない文書や仕事の情報を格納する事で、社内情報の共有出来ます。
社内情報を共有し、社員全員にノウハウが貯まる事で、未来の案件の効率化を促進します。
導入する上で、注意するのは、次の３点です。
1. 簡単に短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
2. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
3. サポートが充実してること。
1. 簡単に短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
登録したのに欲しい文書を探すのが難しかったり、
時間がかかったりすると、そのシステム自体を使わなくなってしまうためです。
もんじゅの知恵では、文書の中に含まれている「ことば」で高速な検索が可能です。
ファイル名での検索に比べ合理的で自然な仕組みです。
2. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
登録の手間がかかることで、システムが使われなくなります。
もんじゅの知恵では、Web操作で簡単に登録が可能です。
3. サポートが充実してること。
デジタル文書管理システムの管理に時間をかけては意味がありません。
もんじゅの知恵では、遠隔サポートを行うことで、お客様にほとんど負担をかけません。
もんじゅの知恵は、非定型文書に対応しているので、
見積書・提案書・規格書・企画書・申込書等々の管理にも利用できます。
かんたんに取り出せるから、文書の再利用が促進され、
洗練された文書・情報が更に蓄積されていきます。
蓄積された情報は資産かし、そのまま貴社の力となり、更なる成長をもたらします。
貴社でもメモと文書の累積で勝ち組を目指しません。
「うちはデジタル文書が少なく、再利用率が高いから必要ない」と言うと企業にも、
もんじゅの知恵の導入はお勧めです。
導入するポイントは、下記３点です。
1. 簡単に短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
2. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
3. サポートが充実してること。
1. 簡単に短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
登録したのに欲しい文書を探すのが難しかったり、時間がかかったりすると、
そのシステム自体を使わなくなってしまうためです。
もんじゅの知恵では、文書の中に含まれている「ことば」で高速に簡単に検索が可能です。
また、ファイル名での検索に比べ合理的で自然な仕組みです。
2. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
登録の手間がかかることで、システムが使われなくなることが多いので重要です。
もんじゅの知恵では、Web操作で誰でも簡単に登録が可能です。
3. サポートが充実してること。
デジタル文書管理システムの管理に時間をかかっては意味がないです。
もんじゅの知恵では、遠隔サポートを行うことで、
お客様はほとんど設置していることを意識しないで良いです。
もんじゅの知恵は現行の全ての様々なメモや資料、提案書、見積書、規格書、企画書、
申込書等々を随時保存していく事で埋もれていた文書、情報にスポットが当り、
さらにより木目細かく、顧客満足度の高い文書、情報を蓄積していく事が可能です。
これらの蓄積された情報は資産化し、進化、成長し、多くの時間を生みだし
更なる成長、繁栄をもたらします。
２.文書数が多く、再利用率が低い企業。
以下の４点に注意して、デジタル文書管理システムの導入をお勧めします。
1. 利用状況レポート機能があること。
2. 簡単に、短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
3. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
4. サポートが充実してること。
1. 利用状況レポート機能があること。
「再利用が出来ない」と言う思い込みがある場合があります。
再利用が本当に出来ないのか、低いのかどうかの確認を行うためです。
もんじゅの知恵では、お客様に月別にレポートを送付致します。
より細かい解析のご相談も別途対応致します。
再利用率が低い場合は、文書や仕事の種類等が多く
定型化しにくい、できない(必須項目が決まらない)と言うことです。
この場合、従来のシステムでは難しいか困難です。
しかし、もんじゅの知恵は、非定型、非構造型です。必須項目の指定は必要ありません。
つまり、様々な文書、資料、情報が格納でき、簡単に取り出せます。
定型化出来ない文書や仕事の情報を格納する事で、社内情報の共有出来ます。
社内情報を共有し、社員全員にノウハウが貯まる事で、未来の案件の効率化を促進します。
2. 簡単に、短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
登録したのに欲しい文書を探すのが難しかったり、時間がかかったりすると、
そのシステム自体を使わなくなってしまうためです。
もんじゅの知恵では、文書の中に含まれている「ことば」で、高速に検索可能です。
3. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
登録の手間がかかったり、面倒くさいと、システムが使われなくなります。
もんじゅの知恵は、Web操作で簡単に登録が可能です。元々、Webは複雑な操作は出来ません。
4. サポートが充実してること。
デジタル文書管理に時間をかけては、本末転倒で意味がありません。
もんじゅの知恵では、遠隔サポートを行うことで、お客様にほとんど負担をかけません。
かんたんに取り出せるから、文書の再利用が促進され、
洗練された文書・情報が更に蓄積されていきます。
蓄積された情報は資産化し、多くの時間を生みだし更なる成長、繁栄をもたらします。
デジタル文書が多く、再利用率が高い企業は、
デジタル文書管理システムの導入をお勧めします。
導入する上で、注意するのは、下記の３点と考えます。
1. 簡単に、かつ、短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
2. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
3. サポートが充実していること。
1. 簡単に、かつ、短時間で、欲しい文書にアクセスできる機能を持つこと。
登録したのに欲しい文書を探すのが難しかったり、時間がかかったりすると、
そのシステム自体を使わなくなってしまうためです。
もんじゅの知恵では、文書の中の「ことば」が検索対象で、高速に検索可能な
仕組みとなっています。
2. 簡単に文書を登録できる機能を持つこと。
登録の手間がかかることで、システムが使われなくなることが多いです。
もんじゅの知恵では、Webで簡単な操作で登録が可能です。
３. サポートが充実していること。
デジタル文書管理システムの管理に時間、手間等が発生しては、意味がないです。
もんじゅの知恵では、遠隔サポートを行うことで、
お客様はほとんど設置していることを意識しないで良いです。
かんたんに取り出せるから、一段と文書の再利用が促進され、
洗練された文書・情報が更に蓄積されていきます。
蓄積された情報は資産となります。貴社の力となり、更なる成長が繁栄に繋がります。
クラウドにはパブリッククラウドとプライベートクラウドが在ります。
そこに、新たなオンサイトクラウドと言う位置付けのクラウドのご提案です。
オンサイトクラウドはオンサイト（社内）にあるプライベートクラウドと言い換えると
分かり易いのかも知れません。
クラウドが社内にお引越ししてきて、運用等のサポートを遠隔で行ないます。
クラウドでは業務を選別し、定型化された業務に特化した形の業務システムが
一般的となると考えます。
クラウドで社外に持ち出す事の漏洩対策リスクを考慮し、何処までをクラウドに預けるのか、
経理、社外秘データは何処に保存するかを十分検討する必要があります。
「物やお金が返してもらえば済むが、漏れだ情報は消す事は出来ません」
内のクラウド、外のクラウドは完全なバランス関係・補間関係と考えるのが自然です。
「もんじゅの知恵」は社内に保存した方が良い情報を対象とします。
特に大容量の非定型の文書、資料 等は「保管・検索」に特化した
「オンサイトクラウド」サービス［もんじゅの知恵］が最高に便利です。
仕事は一人でやるのもいいのですが、チームを組んで行うのが良いです。
チームが組めない小案件、小予算案件等の場合は、最低でも相談役を設けるのが良いです。
人にはそれぞれ、強み・弱みが存在します。
チーム全体で、方向性や、弱みを消して、強みがより機能するようなチームバランスを
構成するのが、成功への第一歩となります。
チームとして仕事をする時、情報共有のための打ち合わせは必須です。
しかし、情報共有のための打ち合わせに長い時間を割いては意味がないです。
そこで、効率的に情報を共有する方法が必要です。
メールでの情報共有でも良いのですが、
チームメンバーが増えた場合に全てのメールを転送し発信順に見なければ関連が
分からない等の問題あります。
「もんじゅの知恵」に、案件毎にキャビネットを作成し、情報共有を行えば、
後からチームメンバーが入ってきても、かんたんに情報へアクセス可能です。
最大のメリットは、文書の中に含まれている「ことば」による絞り込み「検索」で、
ダイレクトに欲しい情報を取得できます。
個々の能力・特性・特長・長所…、これらを生かして仕事をすることが
仕事への情熱や満足度も向上し仕事の効率化に繋がり最大のパフォーマンスを
発揮でき成功へと導きります。
名刺情報の共有、20代は抵抗薄い--離職時「名刺を会社に残す」4割
http://japan.cnet.com/news/society/35016611/ という記事を見つけました。
上記記事では、名刺情報の共有を否定する意見として、
「共有の許可を得ていないから」
「人脈は個人のものであり共有は不要である」
「人脈情報や案件情報を知られると、横取りされる可能性がある」
「自分の案件に横槍が入ることを避けたい」
が挙げられています。個々人の感覚としては、納得できる部分もあります。
しかし、少し反論させて頂きます。
「共有の許可を得ていないから」、「人脈は個人のものであり共有は不要である」
について、
個人事業主としてお客様に接しているわけではないです。
会社を代表して接しています。情報共有は社員として当然の責務です。
共有しなければ、引継ぎすら出来ず、会社としてお約束した事が出来なくなり、
会社として顧客を損失してしまう。公私混同しています。
「人脈情報や案件情報を知られると、横取りされる可能性がある」
「自分の案件に横槍が入ることを避けたい」について、
お客様にとってより良い物であれば自分の案件がウンヌンは
とても自分勝手でとても狭い考え方です、最終的にはお客様にとってご迷惑です。
お客様や案件にとって、より良い方法であれば、採用すべきです。
次の受注に繋がったり、必ず良い方向に向かいます。
みんなでアイディアを出すことで、顧客満足度を上げる方が重要です。
以上のことは、名刺だけでなく、社内情報全てに言える事です。
本来、お客様にご満足頂くことこそが、仕事の醍醐味や、達成感や、喜びです。
社内情報を登録する際、一般的に困る事は、案件毎に必須項目が異なるのは普通です。
もんじゅの知恵は、フリーフォーマット文書（非定型文書）の検索が可能であるため、
必須項目やキーワードの指定は必要ありません。
余り考える事なく、各案件毎に必要な項目、内容を記載していけば良いのです。
もんじゅの知恵で、社内情報を共有し、社員全員で力を合わせて、
貴方と貴方の会社のファンを沢山作り、お客様の喜びの笑顔でいっぱいにしましょう。
勝ち残る企業は、常に先を見据えた計画を立てます。
既存事業が軌道に乗った時、また、成長が鈍化し成長期が終わりに近づいている時は
早急に新たな事業を立ち上げなければなりません。
その時、新事業ばかりに目を向け、既存事業をおろそかにすることは、
会社の存続に関わります。
既存事業の引継ぎは、スピーディーに、かつ、正確に行うことが重要です。
そこで、もんじゅの知恵に既存事業のメモ・資料を蓄積すれば、
ポイントのみの引継ぎでOK。（短期間での引継ぎは殆ど意味がないと言う人もいる。）
細かいところは、常にもんじゅの知恵のかんたん検索機能で参照すれば良いです。
この様に、事業のメモ・資料を蓄積して、
その情報を簡単に、かつ、高速に参照できる もんじゅの知恵 を利用すれば、
既存事業の後継者・社員への引継ぎが効率良くなり、新事業に注力できます。
もんじゅの知恵で、メモ・資料の蓄積で新規事業を加速する事が
勝ち残りへの最強の方程式へと繋がります。
文書管理システムが、コミュニケーションに与える影響について
以下のWikipediaの抜粋をご紹介します。
------ Wikipedia (文書管理システム→文書管理とコミュニケーション)より------
Marin と Poulter（2004年）によれば、全てのデータや情報が集中型のデータベース
（あるいはイントラネット）に置かれ、
それを組織の全員が使う場合、ITと情報配布に明確な関係が生じる。
彼らは、情報へのアクセスが容易であればあるほど、組織内に流通する情報量が増えるとした。
--------------------------------------------------------------------------------
もんじゅの知恵は、記憶にある「ことば」で文書の中を検索可能なので、
「情報へのアクセスが容易になります。」
情報へのアクセスが容易になることで、組織内の情報量が更に増加します。
しかも、本当に聞きたいこと、話したいことに注力できるので、
効率良く濃いコミュニケーションが可能となります。
もんじゅの知恵で 社内コミュニケーションの活発化を図り事が、貴社の繁栄へ繋がります。
もんじゅの知恵を導入すると。かんたん検索機能で、文書を簡単に取り出せる事で、
文書作成者（提供者、先輩）・管理者の立場から見れば
・利用者(社員)からの問い合わせ回数が減る。
・作成した文書を効率良く社内で配布・周知可能。という利点があります。
利用者(社員)から見れば、
かんたん検索機能で、目的の文書を問い合わせることなく取得できる、効率化が図れます。
この様に、もんじゅの知恵は、文書作成者・管理者だけでなく、
利用者(社員)の業務効率化・負担軽減にも繋がります。
会社全体から見れば、大幅な時間短縮が可能で経費節減が出来ます。
最後に一番大事な事は
お客様から見て、短時間で安定した木目細かいサービス提供が受けられる事です。
みんなにメリットを提供できるのが「もんじゅの知恵」です。
「もんじゅの知恵」の［かんたん保管・かんたん検索］機能でファイルの再利用率が
高まるだけで、意識せずに文書の定型化が出来ます。
特に、再利用の頻度が高い文書は、その最たるものです。
これだけでも、自然に定型化されているのですが、
さらに、ステップアップし、意識的に再利用度の高い文書を探して見ましょう。
それが、今までに無かった新しい定型文書となります。
もんじゅの知恵の月間レポートを利用して、再利用度の高い文書を探して下さい。
発見した、この新しい定型文書を社内周知すれば、今まで使っていなかった
社員も使うようになり、業務効率がさらに上がります。
使い方次第で、「無意識の定型化」から「意識的な定型化」まで、
幅広く利用できるのが、もんじゅの知恵の仕組みです。
全社員が、もんじゅの知恵に、仕事の手順・結果を保存するようにしてみて下さい。
その上で、もんじゅの知恵の月間レポートを利用して、参照頻度の高い
本文・添付をピックアップし分析すると、
同じ様な仕事をやっていたり、多くの顧客が求めているもの分かったり、
社内トレンドが分かったり、するかもしれません。
そうなれば、しめたものです。
同じ様な仕事であれば、その方法を掛け合わせ、より効率的なやり方が生まれます。
多くの顧客が求めているものが分かれば、企画や商品へ反映でき、
よりきめ細かなサービスとなります。
社内トレンドが分かれば、より働きやすい会社つくりに応用でき、
単なる業務効率化以上の効果があります。
なぜ？どうして？疑問を持つ事が成長・発展・繁栄へと導きます。
今、行なっている事務処理、合理的ですか？無駄は？本当に今のままで良いですか。
文書を探すのにファイル名で探していますよね。時間掛かりますよね。
ファイル名で中の内容までは表現できませんよね。無理？
探したい文書の中の、頭に浮かんだことばで捜すのが本来自然で合理的です。
Yahoo，Googleの検索と同じ様な仕組みで社内の文書を探せたら？
検索のことばの絞込みは自由自在に出来ます。
対象のことばの前後何文字か表示される。
それを実現したのがオンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。
これは便利でたまりません。知らない事で大きな損失を生んでいます。
人間の行なっている事をそのままシステム化、プログラムかすると上手くいかない。
人間の行なっている事は人間が処理し易い順番で組立てられている。
コンピュータに処理させる時、結果は同じですが、処理の順番を変えないと膨大に
処理量が増えてしまう事が良くあります。
しかし、そのコンピュータに処理させる順番を考える事が分からないか、面倒くさいのか、
人間が処理している順番通り作っている物を良く見かけます。
時には開発者たちもそれを認識していない事もあります。
クラウドがはやっているから何でもクラウド。自分達が作った物を押し付けている。
小企業、中小企業にとっては本当に全てをクラウドにする必要があるのでしょうか？
部分的にはクラウド化は効率的かもしれません。
一つの選択肢としてクラウド技術を利用したオンサイトクラウドとクラウドの融合型を
ご提案致します。
守ろうとすると守りきれず自滅してしまう。
生き残りを掛けた戦いも、守りより攻撃的でないと中々生き残るのは難しいです。
常に「勝ち残る」戦いが必要と考えます。
ビジネスも今まで以上にお得意先、お客様に木目細かく対応をしていかなければ
既存のユーザも失いかねません。
勝ち残りをめざすにはコンピュータ等を効率的に配置し事務処理体制を固める事が
必須と考えます。
小企業、中小企業にとっては大きな情報投資は難しいです。
全てをクラウドにする事はコスト、セキュリティ等を考慮すると問題です。
その一つの解としてクラウドとオンサイトクラウドとの融合型をご提案致します。
遠隔サポートの必要性と付いている理由は２つあります。
一つ目はユーザ登録、ユーザ権限等の設定、変更は結構面倒くさいですよね。
提供側で代行致します。これにより、すぐ使え、設定変更も簡単に出来ます。
2つ目は登録したデータ全てに高速な検索が出来るようにする為、特殊な索引を付けます。
今のところ1千分の１以下ですが索引が自動で出来ない事が在ります。
理由は色々ですが、登録登録データが壊れていたり、古い仕様で作成された文書等色々です。
これらを業務終了後（普通は深夜に設定）にＬｏｇをメールとして収集し解析します。
翌日、索引の再作成やユーザ様に再度、保存形式を変更して頂き登録をお願いしたりします。
また、ユーザ様とご相談後、まれにですが、手動で索引を作成したりもしています。
コンピュータと人の絶妙なバランスの上に成立したサポート体制です。
もちろんこの「もんじゅの知恵」の仕組みは今までには存在しない、新たなサービスです。
これにより運用管理者、メンテナンス要員は不要ですが、
「もんじゅの知恵」へ保存した、殆どの文書は全てのことばが検索の対象になります。
考えを整理する時、文字に書いて表現すると思考の飛びや思考が堂々めぐりしている事が
良くわかります。
仕事へのアプローチでも文書と文書の間が飛び、また戻ってしまう事が在ります。
考えをトレースする事は重要です。
過去の成功事例、失敗事例をトレースする事は必ず成功に導く事の出来る文書へと繋がります。
しかし、これも如何に過去の文書を効率よく参考に出来きるのが前提となります。
もんじゅの知恵は関連文書を幾つかのことばでまとめて見つけます。
その時その時に適した必勝パターンを効率的に見つけ再利用する事が可能となります。
業務の効率が数倍、数十倍に上がり、多くの時間を生みだし業績が向上致します。
今、物がたくさん氾濫していて整理整頓を難しくしている。
何でも簡単に手に入れられる時代だから整理しようがない。とも言える。
会社も同様です。情報は簡単にかつたくさん入手し易くなっている。
有用な情報が埋もれてしまったり、見落とされ易いです。
増える一方の情報を如何に整理して書類を作成するのはある意味至難の技です。
そこで役に立つのがオンサイトクラウド「もんじゅの知恵」です。
デジタルデータの保存・検索を担当します。従来の整理とどこが違うかと言うと。
整理するのでなく「とにかく保存」。整理は不要です。整理不要の整理システムです。
整理方法がと言っているから先に進まないで整理システムが上手く活用できないのです。
将来使えそうだとか、必要になりそうなものはとにかく保存する。
検索は保存文書に中に含まれている「ことば」で高速に探す仕組みです。
Yahoo，Googleの検索と同じ様な仕組みで社内の文書を探せます。
検索のことばの絞込みは自由自在に出来ます。対象のことばの前後何文字か表示される。
面白い位、短時間で見つかります。ご体験下さい。
Yahoo，Googleの検索と「もんじゅの知恵」の検索の違いは。
Yahoo，Googleの検索は「あてのない検索」。
誰かが作成した文書があるかないか分からない中での検索です。
もんじゅの知恵の検索は「あてのある検索」。自分や先輩か作成した文書の検索です。
一般的に文書等をデジタル保存する事は大なり小なり行われています。
ファイル名は作成日付だったり、書類名＋日付だったり、提出先名であったり、
文の内容とは必ずしもリンクしていない事は往々にしてあります。
同じ様なファイル名が沢山存在し、幾つも開いては閉じを繰り返し探してしまいます。
文書を探す時、探す文書の中の「ことば」が幾つか頭に浮かんで探します。
「もんじゅの知恵」は文書に中に入っている「ことば」で高速に探す仕組み。
ある意味「ことば」で捜すのは理に叶った、自然な流れからの検索方法です。
わずらわしい探し物のから検索後の文書作成等の本質的な仕事に注力出来ます。
業務の効率が数倍、数十倍に上がり、多くの時間を生みだし業績が向上致します。
追体験とは本などの作品を通し、たどる事によって、自分の体験としていく事を言います。
全ての仕事を自分自身で行なうことは無い物です。
回り合わせで同じ様な仕事が続いたりして何年経っても経験しない仕事はあります。
新人でもベテランでも誰しも始めての仕事は不安になります。
「もんじゅの知恵」は処理方法、手順以外の一寸した疑問や気が付いたことを
フリーフォーマットで一緒に保存出来ます（書かなければこの機能は利用出来ませんョ）。
ワードやＰＤＦで作成され手順や処理方法に経験者（自身）がメモを付ける感じです。
検索の時はこの本文（フリーフォーマットのメモ等の文書）と
添付ファイル（ワード、エクセル、パワーポイント、OpenOffice(Writer,Calc,Impres)、PDF、
HTML、MHT）に含まれていることばが対象となります。
探す時のヒントは多いし絞込みも自由自在で便利です。
これで業務の効率が上がらない方がおかしい位です。
探す時間、文書の再利用で業務効率は簡単に数倍、数十倍に上がります。
そして多くの時間を生みだし、業績が向上に繋がります。
「これからは知識労働者の時代だ」と言われています。 余りピンとこない言葉でが、
これはドラッカーの言うところのKnowledge workerの訳です。
ドラッカーは言います。
知識労働者とは新種の資本家である。なぜならば、知識こそが
知識社会と知識経済における主たる生産手段、すなわち資本だからである。
組織とは、多分野の知識労働者を糾合し、彼等の専門知識を共通の目標に向けて
動員するための人の集合体である。
ユニクロの柳井正さんは
全員が個人商店主の意識を持つべきだ、全員が知的労働者であるべきだ、・・
自ら考え行動する働き方をする、つまり全員が経営のことを考え、
言われなくてもそれぞれが創意工夫を凝らしながら働くということです。
これらを支援するのが「もんじゅの知恵」です。
既にある文書を効率よく検索し再利用し最高のパフォーマンスを発揮する事が可能です。
社員が労働者から知識労働者へと変革する事は貴社の繁栄へ繋がります。
もんじゅの知恵は月一回、月次利用分析レポート提供しています。
お送りする月次レポートにｌｏｇの検索語句の上位を表示しています。
検索キーワードは会社のトレンドを現していると言っても過言でないです。
月次レポートから会社の様々な状況を読み取り社内業務の改善等にお役立て頂けます。
もちろん、ご要望により特別な分析も別途、承ります。
「もんじゅの知恵」は自分自身の考え方の変遷をトレースする事が出来ます。
ある意味で自身の成長記録です。
様々な企画書、書類を作成していくと自分では気が付かない内に変化と言うか
成長しています。
以前はこんなアプローチで提案していたんだ、最近このアプローチ使っていないな、
自分自身のバリエーションが増え成長を確認できます。
思いも寄らない先輩の文書や自分自身の作成した最適な文書が見つかります。
当然、クオリティーもそれなりに高い文書が見つかるので効率はとても良いです。
業務の効率が数倍、数十倍に上がり、多くの時間を生みだし業績が向上致します。
「もんじゅの知恵」は他の人の作成した様々な文書を共有化、再利用する事で
その文書を読み、振れ、また、質問し、話をする様になります。
自然にその人の人となりも含め、ジワジワと理解出来る様にもなります。
必然的に社内の風通しは良くなり、すばらしい環境が出来てきます。
何気ない事務処理でこんな人間関係をアシストする、システムツールありました？
面白い仕組みですよね。
業務の効率が数倍、数十倍に上がり、多くの時間を生みだし業績が向上致します。
